Jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave dobro su poznate svima. Svatko od nas dio je jedne jedinice samouprave. Iz dostupnih podataka na dan 31.12.2018. vidljiv je podataka da je 14.058 djelatnika dio JLP(R)S. Računajući da svatko od njih tijekom dana isprinta samo jedan papir dolazimo do poprilično velike brojke, međutim statistika je daleko veća. Printanje u uredima je svakodnevica. Printa se veliki broj materijala, troši se velika količina tinti, tonera, a često dođe situacija da se više od polovice istih niti ne pogleda već “zametne” sa strane i tako ostane dok službeno ne postane višak na stolu i završi u smeću. Jesu li stvarno potrebna tolika printanja? Prema jednom provedenom istraživanju IT sektora u Europskim zemljama došlo se do zaključka da čak 27% ispitanika smatra da bi ukidanje pisača smanjilo produktivnost. 77% ispitanika smatra ih nužnim za učinkovit rad. Za ured bez papira 83% smatra nerealnom idejom, a čak 85% slaže se da bi tvrtke trebali ulagati u tehnologije ispisa. Pisače svakodnevno koristi 88% ispitanika, a printaju u prosjeku 22 dokumenta dnevno. Izvještaji, brošure, privitci i poruke koje dolaze putem e-maila samo su neki od dokumenata koji se najviše printaju. Zaključak je jasan. Istraživanje je provedeno na više od 3000 ispitanika. Ako uzmemo u obzir da u Hrvatskoj u JLP(R)S radi preko 14.000 djelatnika i ako printaju toliku količinu papira - koliko stvarno papira je svakodnevno u optjecaju, koliko papira se na kraju niti ne iskoristi, a koliko tinte i tonera se iskoristi?
Printanjem 22 dokumenata dnevno, ako uzmemo 14.058 djelatnika dolazi se do brojke od 309.276 ispisanih papira dnevno. Pozamašna brojka, zar ne?
Jesu li uredi stvarno spremni na rad bez PAPIRA?
Sama ideja postoji već više od 40 godina, ali svakodnevno se susrećemo s ispisom u svim područjima i granama gospodarstva. Dolaskom napredne tehnologije, količina papira koja se printa je u neznatnom opadanju. Međutim, zbog čega je “ured bez papira” toliki mit? Istraživanje razloga i činjenica zašto ljudi ispisuju toliko papira, može dovesti do razrješenja zapreka koje imaju tvrtke prilikom uvođenja potpune digitalizacije. Većina njih smatra da ured bez papira ne može postojati, ispis je njihova svakodnevica i ako ispisuju smatraju da time izvršavaju svoj posao. Zašto se ne oslanjaju na digitalizaciju?
Zašto se vrši proces ispisa?
Zaposlenici u uredima ispisuju dokumente kako bi ih čitali. Ljudi više vole čitati dokumente na papiru zbog njihove prenosivosti, čitljivosti i stvaranja vlastitih bilješki. Međutim, povećana uporaba mobilnih uređaja ide u prilog svemu tome što se nije moglo raditi sa starijim verzijama računala, čime treba iskoristiti ovu priliku i učiniti ju jednostavnom i prihvatljivom svima kako bi ona u konačnici rezultirala manjim brojem papira. Stvaranje bilješki na papiru pretvara se u stvaranje bilješki na zaslonu računala. Samo u nekim specifičnim situacijama takvo bilježenje nije opcija, ali svakako se sve više uvodi da postane univerzalna i praktična mogućnost. Digitalne bilješke postat će norma u trenutku uvođenja sličnog stila pisanja po zaslonu kao i po listu papira. Vrednovanje potpisa. Mnogi još uvijek smatraju da potpis na papiru je puno značajniji od digitalnog potpisa i oslanjaju se na prikupljanje potpisa u različite svrhe. Elektronička autorizacija zaživjet će u potpunosti kada se svima omogući jednostavna mogućnost digitalnog potpisivanja. Čuvanje dokumenata koji ljudima jamče sigurnost podataka i puno više vjeruju onome što piše na ispisanom papiru nego onome što ostaje u digitalnom zapisu.
Što učiniti da se pokrene promjena?
Važno je procijeniti i analizirati protok dokumenata kroz samu tvrtku jer prije nego bi se mogli ukloniti papiri važno je utvrditi koji papiri i dokumenti se zaista koriste i koji su potrebni. Realno gledajući, kako možete ponuditi rješenje ako ne znate odakle početi i kako rad učiniti učinkovitijim? Važno je također pružiti rješenja koja će se koristiti za prikupljanje informacija. U današnjem svijetu bez obzira na digitalizaciju svatko skenira, ali jedino do koje promjene dolazi je da “odlagalište papira” postaje “digitalno odlagalište” jer se ponovno sve pohranjuje negdje. Tvrtke koje prihvate izazov smanjenja ili potpunog izbacivanja papira mogu puno toga postići. Promjena nosi rizik i može doći do nekih poremećaja u poslovanju, ali kada se jednom ljudi priviknu na novi način onda će i tvrtka bolje funkcionirati. Cilj je učinkovitiji, produktivniji i održivi svijet rada.
Uredska oprema - pisači, skeneri, fotokopirni uređaji...
Uvođenjem “novih navika” u poslovanje svakako skeneri zauzimaju veliko mjesto i značaj u svim uredima. Skeneri omogućuju pretvaranje dokumenata i fotografija u digitalni zapis čime se postiže toliko željena digitalizacija. Pogledajte cijelu ponudu OPTICUS IT d.o.o i odaberite ručni, plošni ili rotacijski skener koji će u kratkom vremenu digitalizirati željeni materijal. Canon i HP ističu se kao vrhunski proizvođači skenera i preporučuju se u tvrtkama, uredima, ali i za kućne upotrebu. Učinkovitost pisača i skenera ima ogroman značaj u svim uredima. Njihova isplativost još je uvijek ključna karakteristika kada se radi o kupnji novog ili rabljenog uređaja. Ono što se svakako preporučuje, uzimajući u obzir dani budžet, pogledati dostupnu ponudu i odlučiti. Ako se i dalje u uredu planira printanje velikog broja papira ili je to zaista nužna potreba onda je svakako bolje uzeti u obzir pisač u kojem se koristi zamjenski toner jer smo u prethodnim blogovima razbili mit o štetnosti zamjenskih tonera na novi pisač. Ono što ured mora imati, a može zamijeniti skenere jer je takva potreba je fotokopirni uređaj. Ako ured puno mora skenirati, ali s potrebom ispisivanja istih onda su fotokopirni uređaji funkcionalno, ali i dugoročno rješenje. Ako bi se prisjetili prethodnih blogova o tome kako u uredu uštedjeti na ispisu materijala ili zašto se odlučiti za kupnju zamjenskog, a zašto originalnog tonera, onda je ovdje najveća preporuka svakako vidjeti kolike su stvarne potrebe ispisa materijala. Na razini tvrtke važno je dogovoriti i možda promijeniti način razmišljanja ljudi o samom ispisu pa pokušati što više toga digitalizirati, međutim potreba za ispisom uvijek će biti, a ako vam je potreban bilo kakav savjet oko uštede i izbora najbolje opreme upravo za vaš ured slobodno nas kontaktirajte.